La gouvernance associative
Gouvernance claire
et structurée
L’Afaser s’appuie sur une gouvernance claire et structurée, avec une séparation des rôles entre ses instances statutaires (Assemblées générales, Conseil d’Administration, Bureau), chacune dotée de responsabilités distinctes et complémentaires.
Un schéma formalisé organise l’articulation entre décisions associatives et techniques, appliquant le principe de subsidiarité (décisions au niveau le plus pertinent) et un contrôle interne systématique (budget, légalité, fonctionnement).
Management collaboratif et participatif
Le mode de management de l’Afaser repose sur un équilibre entre autonomie et cadre mutualisé, permettant une mise en œuvre autonome des projets (institutionnels, évaluation, formation) dans un cadre général partagé.
Un rythme régulier de réunions structure les échanges : réunions mensuelles des directeurs pour des aspects techniques et stratégiques, des réunions trimestrielles par catégorie d’établissements (MAS, ESAT, Foyers), un arrêté de comptes avec arbitrages en mars auquel s’ajoute un contrôle de gestion annuel en septembre.
Un soutien renforcé est apporté aux directeurs, via des réunions de suivi pour les nouveaux ou en cas de besoin, avec un accompagnement personnalisé.
Les professionnels sont pleinement impliqués :
- les directeurs contribuent à des missions ponctuelles (état des lieux, séminaires, formation) et représentent l’association dans des instances externes.
- Tous les professionnels des différents sites peuvent participer lors de rencontres 6-7 fois/an à des thématiques transversales qui les intéressent (bientraitance, vieillissement, relations familles, autodétermination, …)
Processus formalisés
et planifiés
Gestion financière rigoureuse :
Budgets prévisionnels : Transmis aux financeurs (ARS, Conseil Départemental) avant le 31/10.
Comptes administratifs : Transmis avant le 30/04 de l’année suivante.
EPRD/ERRD (États Prévisionnels/Réalisés des Recettes et Dépenses) :
- ERRD : Télétransmis avant le 30/04.
- EPRD : Télétransmis avant le 30/06.
Calendrier annuel structuré :
Assemblée Générale
Conseil d'Administration
Visites des établissements par les membres du CA
Accueil nouveau salarié
Bilan social
Plan de formation
Consultation
et expression des usagers intégrées
CVS (Conseils de la Vie Sociale) :
- 3 réunions/an minimum (janvier-février, mai-juin, octobre-novembre) dans les établissements.
- Représentation du CA : 1 administrateur (non salarié, non parent d’usager) présent aux CVS d’établissements.
- Lien avec la gouvernance : Rencontre annuelle du Président et du Bureau avec les présidents de CVS (mars) pour présenter les rapports d’activité.
Communication interne et externe efficace
Outils de communication :
- Flash-infos : 2/an (janvier, juin) avec des articles fournis par chaque établissement.
- Cahiers de l’AFASER : Publication tous les 2 ans des travaux des groupes inter-établissements.
- Axes de travail pluriannuels : Document tous les 3 ans (valeurs, évaluation des réalisations passées, objectifs futurs) diffusé à tous les usagers et professionnels.
- Site Internet : Actualisé pour une meilleure visibilité interne/externes.
- OneDrive des administrateurs : Accès aux documents de gouvernance (statuts, PV, comptes-rendus de CVS).
Mutualisation
et synergies
- Production d’articles publiés dans les Cahiers de l’AFASER.
- Séminaire national/européen organisé tous les 2 ans avec ARFI Formation et ARFI Europe. Avec des Intervenants internes/externes (universitaires, experts, professionnels de différentes institutions)
Gestion des risques
et qualité
- Documents formalisés dans chaque établissement (politique de bientraitance, fiches de signalement d’événements indésirables).
- Procédure claire du traitement des évènements indésirables :
- Signalement au siège + analyse en CODIR.
- Déclaration à l’autorité de contrôle (ARS/CD) + actions correctives.
- Intégration possible dans le plan d’action (information aux représentants de proximité/CVS).
- Procédure de conciliation/médiation : Processus en 3 étapes pour résoudre les conflits (explications → médiation avec DG → relevé d’échanges) et éviter la judiciarisation.
- CSEv (Comités de Suivi de l’Évaluation) : pour suivre les axes d’amélioration de l’établissement.
Dialogue social
- CSE associatif : 11 réunions/an (dont 4 sur la sécurité au travail).
- Représentants de proximité : 48 répartis dans les établissements (2 à 5 par site), réunis 1/trimestre (dont 2 sur la santé/sécurité).
- Commissions spécialisées : 5 commissions (ASC, santé-sécurité, égalité professionnelle, formation, logement/complémentaire santé).
- Référents : Laïcité (1 ESMS enfant/1 ESMS adulte), harcèlement (1 cadre/1 ouvriers-employés).
Synthèse des points clés
Une séparation nette des rôles, un principe de subsidiarité appliqué à chaque niveau de décision, et un contrôle interne systématique.
Une organisation qui repose sur l'implication des professionnels et un soutien constant aux directeurs d'établissement.
Des processus formalisés, un calendrier annuel structuré et une gestion financière irréprochable.
Une consultation régulière des usagers, un CVS bien vivant et une expression pleinement intégrée à la gouvernance.
Des outils variés, une diffusion large et une transparence assumée, en interne comme en externe.
La mutualisation des ressources, des séminaires réguliers et des groupes de travail transversaux.
Une gestion des risques anticipée, des procédures claires et un dialogue social actif.
